প্রকিউর-টু-পে চক্র: ধাপে ধাপে

প্রকিউর-টু-পে (P2P) হলো সেই ধাপগুলোর ধারা, যার মাধ্যমে একটি ব্যবসায়িক চাহিদা থেকে পণ্য গ্রহণ এবং সাপ্লায়ারকে পরিশোধ পর্যন্ত পৌঁছানো যায়। প্রতিটি ধাপ ঠিকভাবে করলে পরবর্তী বেশিরভাগ সমস্যা এড়ানো যায়।

১. চাহিদা চিহ্নিত করা

ব্যবহারকারী বিভাগ একটি প্রয়োজন চিহ্নিত করে। ভালো প্রকিউরমেন্ট দল শুরুতেই প্রশ্ন করে: এটি কি সত্যিই দরকার, বিদ্যমান স্টক কি ব্যবহার করা যায়, স্পেসিফিকেশন কি সহজ করা যায়?

২. রিকুইজিশন ও অনুমোদন

পারচেজ রিকুইজিশন লিপিবদ্ধ করে কী দরকার, কত পরিমাণ, কখন এবং কোন বাজেট থেকে। অনুমোদনের সীমা নিশ্চিত করে যে সঠিক ব্যক্তি সই করছেন।

৩. সোর্সিং

সুনির্দিষ্ট স্পেসিফিকেশনের মানসম্মত পণ্যের জন্য আরএফকিউ মূল্য তুলনা করে। জটিল চাহিদায় আরএফপি সমাধান তুলনা করে। প্রস্তাব পাওয়ার আগেই মূল্যায়নের মানদণ্ড ঠিক করুন।

৪. পারচেজ অর্ডার

পিও হলো বাণিজ্যিক প্রতিশ্রুতি: পণ্য, পরিমাণ, মূল্য, ডেলিভারির শর্ত, পেমেন্টের শর্ত ও প্রযোজ্য নিয়মাবলি।

৫. প্রাপ্তি ও পরিদর্শন

গুডস রিসিভড নোট (জিআরএন) লিপিবদ্ধ করে প্রকৃতপক্ষে কী এসেছে এবং কী অবস্থায়। প্রত্যাখ্যান ও ঘাটতি এখানে লেখা হয়।

৬. ইনভয়েস ও থ্রি-ওয়ে ম্যাচ

পরিশোধের আগে পিও, জিআরএন ও ইনভয়েস মিলিয়ে নিন। মূল্য বা পরিমাণে পার্থক্য থাকলে সাপ্লায়ারকে পরিশোধের আগে সমাধান করুন।

৭. পরিশোধ ও পর্যালোচনা

সম্মত শর্তে পরিশোধ করুন — আগাম পরিশোধের ছাড় নেওয়া লাভজনক হতে পারে — এবং পারফরম্যান্সের তথ্য সাপ্লায়ার পর্যালোচনায় ব্যবহার করুন।

সহজ নিয়ম: পিও নেই তো পেমেন্ট নেই। এতে ব্যয় দৃশ্যমান ও নিয়ন্ত্রিত থাকে।